Rijd jij in een leaseauto van de zaak, of zelfs een auto die eigendom is van het bedrijf waar je werkt? Dan kan het goed zijn dat je werkgever van je verlangt dat je een Fleetgo kilometerregistratie bijhoudt. Maar ook als dat van ‘de baas’ niet hoeft, kan het nodig zijn dat je je gereden kilometers netjes bijhoudt, bijvoorbeeld omdat de Belastingdienst dat van je vereist. Geen klusje waar de meeste mensen echt blij van worden, want het is nogal tijdrovend en steeds terugkerend. Het goede nieuws is dat dit helemaal niet zo hoeft te zijn. Pak je het slim aan, dan heb je er niet of nauwelijks meer omkijken naar.
Waarom houd je een kilometerregistratie bij?
Er zijn grofweg twee partijen die van je kunnen verlangen dat je een rittenregistratie bijhoudt: je werkgever en de Belastingdienst.
Als je rijdt in een auto die het bezit is van je werkgever, dan is de kans groot dat deze wil dat je goed bijhoudt welke ritten je ermee maakt. Dat kan voor eigen gebruik zijn, bijvoorbeeld om bij te houden of de zakelijke voertuigen niet worden gebruikt voor ritjes waarvoor zij helemaal niet bedoeld zijn. Maar het kan ook een eis van de Belastingdienst zijn, omdat je werkgever moet aantonen dat de auto in kwestie alleen zakelijk gebruikt wordt zodat er van bepaalde regelingen gebruik gemaakt kan worden. Rijd je in een leaseauto, ook dan kan de werkgever van je verlangen dat je een registratie bijhoudt. Dat kan verschillende redenen hebben, zoals bijvoorbeeld het alleen vergoeden van brandstof voor zakelijke ritjes, en niet voor kilometers die privé worden gereden.
Ook de Belastingdienst kan als je een leaseauto hebt om een rittenregistratie vragen. Dat is met name het geval wanneer je ervoor kiest om de auto alleen zakelijk te gebruiken. Je zal dan moeten aantonen dat je er echt niet privé in rijdt, en dat vraagt om een goede registratie. Alleen op deze manier kun je gebruik maken van de fiscale voordelen, het niet hoeven betalen van een bijtelling, waar je in dat geval recht op hebt.
Hoe houd je het precies bij?
Een goede registratie moet voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Kijk deze dus even goed na, en zorg er ook voor dat je de administratie lang genoeg bewaart. Alles handmatig bijhouden mag, en zo gebeurde het ook vele jaren, maar is wel een tijdrovend klusje.
Steeds vaker wordt ervoor gekozen om het proces dankzij GPS automatisch te laten verlopen. Zo wordt er door het systeem dat in de auto wordt geplaatst steeds vanzelf bijgehouden welke ritten er worden gemaakt, waarna de data in een overzicht wordt geplaatst die precies aan de eisen van de Belastingdienst voldoet. Zo heb je er zelf nauwelijks meer omkijken naar, wel zo prettig.
